Akuter Management System

 

Akuter Management System est une plateforme unique pour centraliser la publication, la traçabilité, et le reporting aussi bien que la gestion à distance de la facturation de l'usage et des licences. Les modules de formation peuvent être développés en interne ou achetés sur catalogue pour être ensuite inclus dans les programmes de formation et de certification par un administrateur. Les utilisateurs n'ont besoin que d'un navigateur Internet Explorer pour accéder au système. Le contrôle d'accès (Authentification) se fait soit à partir du système Akuter soit par un système existant via le protocole Radius. Des connecteurs permettent la mise à jour automatique des bases de données des employés ou des clients avec celle d'Akuter pour éliminer la double saisie et réduire le risque d'erreurs. Le lien avec le serveur de support Akuter permet l'installation, la gestion et la maintenance des licences logiciel et le suivi du trafic sans sollicitation de ressources de la part du client. Le module de rapports fournit un reporting très détaillé des activités des utilisateurs permettant de documenter la preuve de conformité ainsi que des informations de management.

Il y a 4 profils d'utilisateurs

  • Administrateur système : Pour configurer le système dans le contexte de l'environnement informatique du client et établir les paramètres par défaut du système

  • Administrateur : Pour gérer les modules de cours, les utilisateurs, les groupes et les programmes de formation et certification. Pour également extraire les rapports d'activité

  • Correcteur : Pour noter les examens qui nécessitent une intervention humaine comme les questions ouvertes ou rédactionnelles

  • Apprenant : Pour prendre les programmes de formation et de certification qui leur ont été assignés ou qu'ils se sont assignés eux-mêmes

 

BénéficesHaut de page †

Akuter Entreprise fournit des avantages substantiels pour rendre votre société plus efficace sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui. Production et livraison rapides d'informations essentielles telles que la formation du personnel, les programmes de conformité et de certification, la connaissance produit, le savoir faire des forces de vente ou les stratégies de communication commerciale fourniront l'avantage concurrentiel nécessaire à la compétitivité de votre entreprise. Akuter vous donne les moyens de contrôler complètement votre système à un coût dépendant seulement de la véritable utilisation que vous en faites. Aucun besoin de dépendre de ressources extérieures chères et rigides, aucune crainte de perdre le contrôle sur votre capital intellectuel. Enfin la technologie est accessible et gérable même pour une petite organisation. Un avantage concurrentiel véritable.

Remplissez vos obligations de conformité :
Plus besoin de se soucier des audits inattendus ou de la documentation de preuve de conformité. Akuter garde tous les enregistrements pour chaque programme et chaque employé. De plus, le système permet d'anticiper les manques en personnels certifiés, d'être alerté de l'approche des dates d'échéance pour la prise des programmes de formation et de certification et de l'évolution des employés concernés par la conformité de l'entreprise. Le système d'alertes est un dispositif proactif et sécurisé de transmission des messages vers les utilisateurs et les superviseurs désignés. Les compagnies et les organismes qui utilisent Akuter garde une vision claire et contrôle leurs résultats en matière de conformité. Ces entreprises sont celles où les personnels qualifiés se plaisent et sont motivés.

Transformez votre centre de coût en centre de profit :
Quand les employés et les clients sont bien formés cela influence durablement le bas de bilan de votre organisation. Vous gardez vos meilleurs employés, vous servez mieux vos clients et vous construisez un centre de gestion du savoir faire de l'entreprise. L'éducation est toujours un investissement ; avec Akuter le Retour est fort et rapide.

Calculez votre Retour Sur Investissement avec précision :
En raison de son dispositif temps réel de gestion des transactions piloté par le serveur, Akuter vous donne un état détaillé et précis du temps passé par chaque utilisateur et du temps passé sur chaque programme. Il est donc facile de contrôler votre budget au fil de l'eau. De plus, une limite d'usage peut être assignée à chaque utilisateur en combinaison avec des alertes qui vous préviendront de tout dépassement potentiel vous donnant ainsi la capacité de les empêcher.

Améliorez le savoir faire, la satisfaction et la loyauté des personnes :
Avec Akuter vous pouvez fournir à vos employés, fournisseurs, clients et partenaires un programme cohérent de connaissance de l'entreprise qui leur permettra de s'identifier avec fierté comme membre de votre organisation.

Répondez rapidement aux besoins changeants du monde des affaires :
Règlement, produits, environnement économique changent en permanence. Avec Akuter vous vous assurez que vous êtes toujours à niveau et que vos programmes de conformité et de certification tiennent compte des dernières évolutions. Akuter inclut une fonction de mise à jour des programmes rapide et efficace qui s'assure que les utilisateurs se voient offrir les toutes dernières versions lorsqu'ils commencent un nouveau programme. Le numéro de version des programmes est toujours enregistré dans l'historique ce qui rend facile d'isoler des groupes avec des certifications désuètes et de leur assigner à nouveau des programmes plus récents.

Alignez vos unités industrielles :
La cohérence est une partie importante de l'alignement des unités d'affaires. La puissante gestion des programmes de certification d'Akuter permet d'offrir des contenus identiques de manière spécifique à chaque audience. Certains devront passer par des évaluations avant et après les programmes tandis qu'à d'autres on demandera seulement d'avoir étudié les programmes offerts.

Construisez et développez vos avantages concurrentiels :
En maintenant les meilleurs employés et en choisissant les meilleurs partenaires et en ayant la capacité de les maintenir compétitifs vous augmentez vos chances d'établir et maintenir vos avantages opérationnels. Depuis des clients et distributeurs bien formés et informés sur vos produits et services à des employés et des fournisseurs au fait de vos procédures le champ d'amélioration de la compétitivité est vaste. C'est là qu'avoir Akuter fait toute la différence.

Fonctionnalités :

Akuter Management System offre des écrans ergonomiques et faciles à utiliser qui sont toujours fournis en fonction des préférences de l'utilisateur, de ses droits et de son état d'avancement.

Gestion des cours :
Un cours est un module de formation développé avec Akuter Author ou en provenance d'une autre source supportant le standard AICC/SCORM.
Un cours ou ses fichiers associés résident sur le même serveur qu' Akuter Entreprise.
Il sera attaché à Akuter Management System pour son utilisation ultérieure au sein des curricula.
Un cours qui n'est pas encore physiquement chargé sur le serveur peut être créé à l'avance et lié à Akuter Enterprise (Cours planifié). On pourra ultérieurement le remplacer par le cours définitif.
Les administrateurs détermineront comment employer les cours placés dans le répertoire des cours.
Les mises à jour des différentes versions des cours sont faciles et traitées d'une manière transparente : Une nouvelle version des curricula utilisant ce cours sera créée automatiquement. Les apprenants qui n'ont pas encore démarré ces curricula recevront la dernière version, ceux qui ont commencé avant la mise à jour continueront avec la version avec laquelle ils ont commencée. Dans tous les cas la version du cours et du curriculum est conservée dans l'historique.

Gestion des curricula :
Un curriculum est une suite de cours organisés suivant certaines règles.

  • Créer, modifier, activer ou supprimer des curricula

  • Choisir un mode d'assignement (pré assignement ou auto assignement)

  • Ajouter des pré requis aux curricula

  • Ajouter des cours aux curricula

La gestion des curricula procure à l'administrateur les moyens de personnaliser les cours en fonction de différentes audiences d'apprenants de façon individuelle ou par groupes. Un administrateur, en s'appuyant sur des combinaisons de règles différentes, peut personnaliser les programmes en fonction de conditions spécifiques, définir des pré requis et des niveaux de passage avec tentatives multiples au niveau de chaque cours ou de l'ensemble du curriculum. Akuter Management System guide pas à pas les administrateurs dans la mise en œuvre des programmes d'études personnalisés. Lorsque paramétré en mode auto assignement, un curriculum peut être repris indéfiniment par chaque apprenant.

Pre-assessments and post-assessments are provided either from prerequisites, quizzes or exams. They can provide suggestions or lock in or out learners. Assessments can be used just to record how people perform from the tracking features without stopping their progression or used as a milestone controlling access to the next step of a curriculum.

Pré-évaluations et post-évaluations sont proposées soit à partir de la fonction pré requis, des questions choix multiple ou des examens. Celles ci peuvent simplement suggérer ou carrément bloquer l'accès aux utilisateurs. Des évaluations peuvent être utilisées à chaque étape juste pour vérifier comment les apprenants performent mais sans les arrêter dans leur progression ou bien utilisées comme point de contrôle verrouillant l'accès à la prochaine étape d'un programme donné.

Gestion des utilisateurs :
Un utilisateur est une personne qui peut accéder à Akuter Enterprise pour:

  • Prendre des assignements en tant qu'apprenant

  • Gérer le système en tant qu'administrateur

  • Noter les examens en tant que correcteur

Configurer l'application en tant qu'administrateur du système

L'interface de gestion des utilisateurs du système Akuter fournit filtres et moteur de recherche puissants pour contrôler des milliers d'utilisateurs facilement. Il fournit des informations récapitulatives et détaillées aussi bien que des statistiques et des outils de transmission de messages.

Gestion des groupes :
Un groupe est un ensemble d'apprenants auxquels ont peut donner un assignement commun en une seule opération. Un apprenant peut appartenir à plusieurs groupes.

  • Créer, modifier, supprimer, activer ou désactiver un groupe

  • Ajouter / retirer des apprenants d'un groupe

  • Créer / modifier un assignement à un groupe

Pré-assignements :
Les pré assignements peuvent être faits à un apprenant individuellement ou à un groupe d'apprenants. Ces assignements apparaîtront directement sur le portail de chaque étudiant dans la liste Mes Assignements.

Alertes, messages et collaboration :
Le centre d'alertes et messages d'Akuter Entreprise est un système automatisé de transmission de messages déclenchés par des événements présélectionnés ou programmés dans le temps. Il avertit les utilisateurs des étapes franchies, de l'épuisement de leur crédit d'utilisation ou de l'approche de leurs dates limites. Ce système de messagerie basé sur des événements ou une séquence préenregistrée constitue un système de collaboration privé et puissant pour les apprenants, les administrateurs et les superviseurs.

Il y a 10 catégories d'alertes de base :

  • Nouvel assignement - annonce qu'un curriculum a été nouvellement assigné à un ou plusieurs apprenants

  • Assignement démarré - annonce qu'un apprenant a commencé un assignement donné

  • Assignement complété - annonce qu'un curriculum a été soit réussi soit échoué

  • Projet complété - annonce qu'un projet a été soit terminé (si pas d'examen) soit réussi soit échoué (si examen)

  • Notation en attente - annonce qu'un examen avec question(s) rédactionnelle (s) est en attente de notation

  • Nouveau membre d'un groupe - annonce qu'un apprenant vient d'être ajouté à un groupe. L'apprenant recevra automatiquement les assignements de ce groupe et donc un message d'alerte qui lui listera les assignements dont il vient d'hériter ainsi que le groupe auquel il vient d'être ajouté

  • Limite de crédit d'heure - annonce qu'un apprenant a atteint le seuil d'alerte fixé pour son crédit d'heure

  • Approche de date limite - annonce que le seuil d'alerte d'une date limite est atteint avant que l'assignement ne soit terminé

  • Nouvel utilisateur - annonce qu'un nouvel utilisateur a été créé soit manuellement soit automatiquement.

  • Notation disponible - annonce qu'un examen avec question(s) ouverte(s) vient d'être noté

Plus d'alertes peuvent être ajoutées grâce à l'architecture « plug-in » et les extensions d'Akuter Enterprise.

Quand des critères sont remplis pour une catégorie d'alerte et que celle-ci est activée, un message est envoyé aux destinataires sélectionnés. Vous pouvez décider quels destinataires seront actifs pour chaque catégorie d'alertes. Les messages d'alertes sont envoyés immédiatement créant ainsi un dialogue en temps réel avec les destinataires. Tous les messages sont envoyés via le serveur SMTP du client. Les messages d'alertes sont totalement personnalisables grâce à un système de modèles et supportent le format HTML ainsi que le format texte. Le service d'alertes utilise soit le compte email du superviseur de l'apprenant, du groupe ou/et du curriculum qui se trouve dans la base de données de l'AMS ou l'adresse email par défaut entrée par l'administrateur système. Les messages peuvent être reçus sur tout appareil connecté à l'Internet tels que PC, PDA ou téléphone mobile. Les messages sont automatiquement générés dans la langue désirée. Ces champs d'adresses email sont souvent complétés automatiquement à partir d'un connecteur liant AE à d'autres applications telles que ERP, CRM, RH, etc. Cependant les administrateurs peuvent éditer directement ces données eux-mêmes si nécessaire.

 

EntitésHaut de page †

Une entité est un espace privé dont l’accès est restreint à une audience et qui a ses propres administrateurs. Cette fonctionnalité permet de gérer de façon indépendante plusieurs sous ensembles d’une même organisation. La gestion d’entités est particulièrement utile lorsque l’on veut donner un certain niveau d’autonomie d’administration à des parties d’une même organisation ou servir plusieurs organisations distinctes à partir du même système.
Une Entité possède son propre espace pour lequel les contenus et utilisateurs ne sont visibles et gérables que par un administrateur de la même Entité ou un Super administrateur.
Chaque entité peut avoir sa propre page de connexion (charte graphique) et son propre groupe visiteur.

 

Fonction « Mon Catalogue – Libellés »Haut de page †

Cette fonctionnalité permet d’automatiser la génération de catalogues de formations propres à chaque apprenant à partir de libellés regroupées par catégories et attachées aux formations et aux apprenants.

Exemple de libellés pour une formation

Exemple de libellés pour un apprenant

Chaque apprenant peut ainsi se voir proposer les formations correspondant à son profil ce qui épargne le travail de création séparée des catalogues et des attributions de formations.

Exemple de catalogue proposé à un apprenant

On génère les libellés, sans limite de nombre, manuellement ou/et automatiquement à partir d’un système existant.

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